Kompleksowe zarządzanie prywatnymi majątkami rodzinnymi.
Usługa Family Office jest dedykowana osobom zamożnym i ich rodzinom. Konieczność zapewnienia opieki rodzinie oraz bezpieczeństwa jej majątku wynika z faktu, że majątek rodzinny powiększający się z pokolenia na pokolenie wymaga z czasem bardzo dużych nakładów pracy oraz wiedzy, zarówno po to, aby go pomnażać, ale również, aby go utrzymać. Ta specjalistyczna wiedza jest dziś rozproszona pomiędzy szereg różnych podmiotów: firm księgowych, prawnych oraz doradców inwestycyjnych. Family Office w swoim założeniu skupia w sobie pełen zakres niezbędnej wiedzy pozwalającej na świadczenie skoordynowanych i kompleksowych usług doradczych w obszarze zarządzania majątkami rodzinnymi.
Dzięki koncentracji i koordynacji szeregu usług doradczych (prawnych, podatkowych, doradztwa finansowego, zarzadzania nieruchomościami etc) w jednym miejscu, Klient zyskuje pełen nadzór nad szeregiem spraw, które powierzone kilku różnym podmiotom są rozproszone, często wzajemnie nie powiązane i kosztochłonne.
Family Office możemy również traktować jako profesjonalny sekretariat, który trzyma rękę na pulsie we wszelkich sprawach – od wykonania obowiązków dewizowych związanych z posiadanymi inwestycjami poza granicami Polski aż po terminowe płacenie prywatnych rachunków i opłat.
Ponadto, zdarza się, że stoimy przed niestandardowym zadaniem, np. planujemy zakupić nieruchomość w Południowej Ameryce. Family Office posiada potencjał i umiejętność sprostania takim zadaniom poprzez znalezienie ekspertów i samodzielną koordynację niestandardowego projektu swojego Klienta.
W kontekście firm rodzinnych, na rynek polski wkracza obecnie nowe pokolenie, które obejmuje w zarząd majątek rodzinny. Proces ten rodzi nowe potrzeby związane z doradztwem na rzecz rodzin w procesach zmian. Stąd pojawienie się nowego typu usług – Family Office. Obecnie dostępne usługi adresowane są głównie do rodzin posiadających przedsiębiorstwa rodzinne i koncentrują się na przejęciu firmy rodzinnej przez nowe pokolenie. Obejmują doradztwo prawne, podatkowe, ale również coaching spadkobierców oraz ich wsparcie w przejęciu sterów rodzinnego przedsięwzięcia.
Wiele kancelarii prawnych świadczy usługi w zakresie zakładania fundacji oraz trustów, a w swojej ofercie posiada usługę planowania sukcesji międzypokoleniowej. Planowanie sukcesji oraz rejestracja podmiotów w Polsce lub innych krajach wymaga dużej wiedzy prawnej i stosownego doświadczenia. Ponadto ważnym aspektem tego procesu są kwestie psychologiczne planowanej sukcesji oraz doradztwa inwestycyjnego.
Sprawą, na którą warto zwrócić uwagę, jest kwestia zarządzania procesami związanymi z planowaniem sukcesji majątkowej. Posiłkowanie się ekspertami w zakresie wiedzy prawnej oraz podatkowej w jednym miejscu oraz realizowanie rodzinnej polityki inwestycyjnej w innym miejscu sprzyja multiplikacji kosztów oraz rozproszeniu odpowiedzialności. Kumulacja kompetencji w ramach jednego zespołu zapewni, że podjęte inwestycje będą realizowały nie tylko wyznaczone cele inwestycyjne, ale będą one optymalne pod względem podatkowym, dewizowym oraz zbieżne z założonymi celami sukcesji międzypokoleniowej. Usługa Family Office powinna prowadzić do tego, że doradcy inwestycyjni doradzą tylko takie produkty, które będą realizowały zarówno założenia inwestycyjne, ale również podatkowe skomplikowanej czasem struktury międzynarodowej.
Obserwujemy również dużą konkurencję w zakresie usług inwestycyjnych i zarządzania majątkiem adresowanych do zamożnego Klienta. W takim wypadku usługi te adresowane są do każdego zamożnego Klienta i przodują tu oferty większości banków. Usługi te są nazywane „private banking” lub „wealth management”, a ich przedmiotem jest ustalanie długofalowej strategii inwestycyjnej. Ponieważ w zdecydowanej większości proponowane produkty inwestycyjne to własne produkty TFI i banków, usługę taką należy odróżnić od usługi Family Office. W private banking Klient obsługiwany jest przez doradcę będącego jednocześnie sprzedawcą instrumentów inwestycyjnych swojego banku czy TFI. Natomiast Family Office ma świadczyć usługę z perspektywy inwestora i realizując jedynie interesy Klienta. Zespół Family Office powinien być niezależny i działać na zlecenie Klienta i tylko w jego interesie. To wymaga od jego ekspertów wszechstronności, dużej znajomości oferty rynku, ale również potrzeb Klienta i dużego profesjonalizmu.
Kolejnym polem dla działania ekspertów Family Office to inwestycje w nieruchomości. Oferta usług doradztwa w zakresie rynku nieruchomości jest w kraju bardzo bogata. W gąszczu pośredników, doradców i administratorów nieruchomości należy znaleźć tych rzetelnych. Członkowie rodziny zaangażowani są w prowadzenie rodzinnego przedsięwzięcia, a jedynie nadwyżki inwestowane są np.: w nieruchomości. Wynika to z faktu, że nieruchomości stanowią często tylko ułamek posiadanego portfela. Brak czasu na administrowanie nieruchomościami oraz rodząca się konieczność koordynacji usług pośredników i administratorów rodzi kolejne obowiązki. Family Office może na bieżąco kontrolować portfel inwestycyjny oraz inicjować kolejne transakcje w jego zakresie, a także weryfikować koszty obsługi nieruchomości.
Inwestycje w dzieła sztuki, numizmaty lub inne przedmioty kolekcjonerskie wymagają od ich zwolenników zamiłowania do sztuki lub innych przedmiotów kolekcjonerskich. Inwestowanie w obrazy, monety czy samochody przynosi polskim inwestorom satysfakcje wykraczające poza sferę inwestycyjną. Kolekcjonerskie kupowanie sztuki w większej ilości może nosić miano inwestycji, gdyż sztuka długofalowo odnotowuje najmniejsze spadki wartości.
Jeżeli posiadam nadwyżki finansowe, a czas jaki poświęcam na prowadzenie firmy nie pozwala mi pomyśleć o ich korzystnym zainwestowaniu, a poczynione przeze mnie próby nie przyniosły oczekiwanych efektów.
Podstawową kompetencją Family Office jest znajomość rynku inwestycyjnego i pomoc Klientom w inwestowaniu nie tylko posiadanego majątku, ale należyte ulokowanie wszelkich elementów portfela z uwzględnieniem doradztwa prawnego i podatkowego.
Jeżeli posiadam firmę rodzinną i planuję sukcesję majątkową. Nie jestem pewien (pewna), jakie są możliwe formy przekazania majątku moim spadkobiercom. Chciałbym (chciałabym) przekazać część majątku bratu lub siostrze, albo siostrzeńcowi. Mam problem z najstarszym synem (córką), w którym (ej) pokładam duże nadzieje, ale nie wiem, czy potrafi, ani nawet czy chce przejąć firmę rodzinną.
Family Office posiada wiedzę w zakresie możliwości planowania sukcesji majątkowej. Oprócz wiedzy prawników i doradców podatkowych ważne jest tutaj również ich doświadczenie. Wiele rodzinnych strategii opiera się nie tylko na przepisach prawnych, testamentach czy statutach. Wielokrotnie ważniejsze jest doświadczenie oraz zdrowy rozsądek. Wyjątkowe przypadki wymagają pomocy doświadczonego coach’a rodzinnego.
Jeżeli posiadam wiele nieruchomości i czas, jaki im poświęcam (czasochłonny obowiązek realizowania opłat okresowych, wyszukanie najlepszej oferty ubezpieczenia, etc.) nie pozwala mi na realizację innych rzeczy, które chciałbym lub chciałabym w tym czasie robić.
Family Office zajmuje się administracją nie tylko bieżących opłat związanych z nieruchomościami, ale również pomaga znaleźć najkorzystniejszą ofertę ubezpieczeniową oraz rzetelnego administratora zapewniającego np.: najem naszej nieruchomości lub jej sprzątanie. Przejmujemy żmudne powtarzalne czynności i wykonujemy je za naszego Klienta. Jeżeli nasze doświadczenie podpowiada nam, że coś możemy zrobić lepiej, proponujemy Klientowi niejednokrotnie tańsze rozwiązanie.
Jeżeli posiadam bardzo zdywersyfikowany majątek prywatny, o którym w zasadzie tylko ja mam pełną wiedzę i obawiam się, że moi bliscy nie byliby w stanie odnaleźć się w szeregu spraw, gdyby nagle mnie zabrakło.
Family Office to nie tylko doradcy, to również profesjonalny sekretariat, który przechowa najważniejsze rodzinne dokumenty. Wybranemu doradcy Family Office możemy powierzyć sprawy, które wymagają największej delikatności i poufności, np.: posiadane aktywa, o których nie chcemy, aby wiedziały nasze studiujące dzieci lub dokument, który chcemy przekazać konkretnemu adresatowi np.: w dacie z góry przez nas określonej.
Jeżeli posiadam bardzo zdywersyfikowany majątek prywatny, to brak mi czasu na sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty są w porządku, a niektórych z nich mogę w ogóle nie posiadać. Nie mam też czasu sprawdzić, czy żadna z lokat / inwestycji nie wymaga odnowienia lub dopełnienia innego zgłoszenia, np.: zgłoszenia do wykupu etc.
Zespół Family Office będzie na życzenie Klienta administrował posiadanymi aktywami zarówno weryfikując ich stan prawny oraz bieżącą wartość, będzie również prowadził spis inwentarza oraz księgowe zestawienie aktywów prywatnych w formie sprawozdania finansowego. Doradcy Family Office będą w imieniu Klienta doglądali dokumentów oraz terminów w realizacji obowiązków inwestora.
Życie zawodowe i biznesowe udało mi się zorganizować, jednak brakuje mi czasu na regularne doglądanie formalnych obowiązków związanych z utrzymaniem mojego gospodarstwa domowego. W przypadku dużej rodziny (koszty szkoły, mieszkania, opieki medycznej, wakacji, telefonów) oraz towarzyszącemu jej rozbudowanemu majątkowi prywatnemu (nieruchomości, prywatne łodzie, samochody etc.) ilość miesięcznych opłat może zabierać nam wiele godzin w miesiącu. Do tego należałoby dodać konieczność okresowej weryfikacji akuratności kosztów ubezpieczeń oraz korespondencja z urzędami, które nie były w stanie należycie zaksięgować dokonanej przez nas płatności.
Family Office, który zapewnia usługę profesjonalnego sekretariatu, przejmie wszelkie obowiązki z tym związane. W zależności od naszych preferencji możemy przekazać zespołowi Family Office dokumentację związaną z rocznymi obciążeniami oraz prosić o prowadzenie korespondencji i zestawień miesięcznych opłat, a możemy przekazać wszelkie obowiązki z płatnościami włącznie. W tym drugim przypadku będziemy proponować założenie dedykowanego rachunku bankowego zarządzanego przez Family Office. Rachunek ten byłby regularnie zasilany przez Państwa dla celów realizacji bieżących potrzeb.